Un Sistema de Planificación de Recursos Empresariales (ERP) o (Enterprise Resource Planning por sus siglas en inglés) se presenta como una solución integral, capaz de transformar la manera en que las empresas operan. Ya que permite organizar las diferentes áreas operacionales de las empresas, debido a que comparten una base de datos entre los distintos departamentos.
En este artículo te daremos a conocer para que sirve este software y los beneficios de implementar un sistema ERP en tu negocio.
Beneficios de implementar un sistema ERP: ¿Qué es un sistema ERP?
El software ERP (Enterprise Resource Planning) es una solución que mejora los flujos de información en los procesos empresariales, lo que ayuda a evitar errores entre los departamentos. ¿Cómo lo hace? Pues bien, esta solución combina varias herramientas de control para administrar los datos y procesos.
A través de sus módulos especializados, el software ERP centraliza e integra información importante para el funcionamiento de la empresa. Es decir, este sistema cuenta con módulos especializados y preprogramados para cada área. Al reunir varios departamentos, este programa permite obtener diagnósticos más precisos sobre las estrategias y actividades realizadas.
Cabe destacar que el sistema ERP debe ser parametrizado en función a las actividades de la empresa, un tema que debe ser abordado al momento de su implementación en la compañía.
Características y funciones de un sistema ERP
El software ERP se encarga de gestionar procesos, resultados, ventas, contratos, gestión de documentos, impuestos, contabilidad, nómina, entre otros procesos financieros. Y está organizado desde el nivel más general al más específico, de esta forma los departamentos cuentan con una base de datos común: módulos, procesos, transacciones y programas.
Estos módulos se componen de la siguiente forma.
Módulos logísticos
En este módulo el sistema ERP está compuesto con las siguientes funcionalidades:
Comercial:
la cual incluye funcionalidades de ventas, entregas y facturación de los productos. Además de las tareas de preventa.
Compras o aprovisionamientos:
en ella se gestionan los procesos que surten de materiales a las actividades de producción y ventas. En este sentido realiza la evaluación de proveedores, ayuda a la gestión de compras, así como al control de facturas.
Almacenes:
en él se realiza la gestión de stocks, valoración de inventarios, control de facturación de pedidos y también centraliza el sistema de información de los procesos logísticos en el almacén.
Producción:
allí se planifican las actividades de producción, entre las cuales se detallan control de fabricación, la organización de la adquisición de los materiales necesarios, las órdenes de fabricación, entre otros.
Módulos financieros
En este módulo se realizan las siguientes actividades.
Finanzas:
La cual se encarga del control de deudores, acreedores y tesorería.
Controlling o contabilidad analítica:
En él se verifican los movimientos de gastos e ingresos de la empresa. Es decir, permite controlar la contabilidad de proyectos, de costes por procesos, control y cálculo de resultados, clasificación por tipos de coste, por centros, etc.
Gestión de activos:
Brinda información sobre el patrimonio de la empresa y agrupa la información sobre el mantenimiento preventivo, reparaciones, gestión de inversiones, ventas de activos fijos, amortización.
Módulos transversales
Mantenimiento:
Tiene que ver con la logística de la empresa. Por lo tanto, engloba la planificación del mantenimiento preventivo de todos los equipos en la empresa, gestiona el servicio técnico y los avisos de revisiones.
Calidad:
En él se evalúa que tanto los productos como los procesos como los productos que se desarrollan en la compañía cumplan con los niveles de calidad exigidos.
Proyectos:
En él se registra el progreso de todo tipo de proyectos. Entre sus funciones están la gestión de recursos o control de plazos, etc.
Recursos humanos:
En este módulo realiza la gestión de personal que incluye la contratación de nuevos profesionales, formaciones, nóminas y demás actividades administrativas.e
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Ventajas de implementar un sistema ERP
Son múltiples los beneficios de implementar un sistema ERP en tu empresa, ya que proporciona cambios significativos en cuanto a la gestión de las diferentes áreas. Pues, permite automatizar procesos garantizando una rutina intuitiva e inteligente, y además ayuda a en la toma de decisiones e impulsa el crecimiento del negocio.
Aunque es importante reconocer que, aunque se trata de un sistema ventajoso para manejar la logística de las empresas. Presenta algunos desafíos en cuanto a su implementación se refiere, como la resistencia de los equipos y el proceso de elección del propio software. En este sentido, a continuación, abordaremos las ventajas y desventajas que presenta.
Fomenta el Crecimiento Empresarial con ERP
Predice la necesidad de expansión y mejora en el intercambio de información entre departamentos. Además este sistema será el núcleo de las operaciones de TI, convirtiéndose en la base del funcionamiento sincronizado de las actividades dentro de la empresa.
Además por tratarse de un software parametrizable, no hay necesidad de adquirir e invertir nuevamente en el sistema.
Optimiza rutinas el ritmo de trabajo
Ayuda en la optimización de las tareas operacionales, ya que estandariza las tareas. Al realizar tareas repetitivas, el sistema facilita la gestión de las mismas, ya que las hace más intuitivas.
Reduce el retrabajo:
al realizar tareas repetitivas, el sistema ayuda a disminuir los índices de retrabajo.
Aumento de la productividad:
al realizar las actividades operacionales de manera intuitiva y más ágil, los equipos se centran en actividades estratégicas.
Y por último, al integrar todos los sectores y automatizar los procesos reduce considerablemente las fallas.
Reduce los costos operativos
Esto gracias a que el sistema ERP permite un mayor control financiero, ya que gestiona gastos y pagos. Lo que evita el pago de intereses por multas generadas por retrasos en pagos.
Genera informes completos para mejorar la toma de decisiones
Al concentrar una serie de informaciones, el software ERP genera informes detallados para los gerentes. Esto permite un mayor control de la información, la cual es actualizada en tiempo real, con datos que agilizan los procesos.
Al contener los datos en una plataforma, se crea una base de datos sólida y de gran impacto. Además, optimiza la comunicación interna, ya que mejora la comunicación entre los departamentos y garantiza que todos trabajen compartiendo los mismos objetivos.
Esto incluye también la protección de datos, ya que el sistema evita la fuga de información y acelera la recuperación de la misma, en caso de ser necesario.
Mayor seguridad fiscal
Asimismo, el software ERP al centralizar datos puede detectar fallas, y puntos de mejora con lo que puede generar informes más precisos de todas las operaciones de la compañía.
En este sentido el sistema automatiza los cálculos, con lo que el gestor puede ofrecer una visión completa de las tasas aplicadas en cada punto de la cadena de producción. Así el gestor puede evaluar cómo repercuten las finanzas en el producto final, lo que permite a su vez una planificación fiscal mejor estructurada.
Además, el sistema emite facturas e impuestos con mayor rapidez, con el flujo de caja supervisado continuamente, existe mayor precisión en las liquidaciones de impuestos y con las actualizaciones del sistema se pueden comprobar fallas que pudieran generar problemas fiscales.
Desventajas de la implementación de un sistema ERP
Algunas de las desventajas de la implementación de este sistema son:
- Proceso lento de implementación, el cual requiere cierto nivel de preparación.
- Falta de aceptación por parte de los empleados, al resistirse al cambio.
- Mantenimiento y soporte continuo para garantizar el correcto funcionamiento del sistema.
- Mala elección del sistema ERP, al implementar uno que no corresponda con las necesidades de la empresa.
Conclusiones
Como pudimos ver, son múltiples los beneficios de implementar un sistema ERP que pueden ayudar con el crecimiento de la empresa. Sin embargo, no se pueden descartar los desafíos que implica la implementación del software ERP, por ello, en Bambú Mobile te ofrecemos un equipo de expertos que pueden ayudarte con el desarrollo de un sistema ERP para tu empresa, te invitamos a ingresar en nuestros casos de éxito para que te enteres de cómo hemos ayudado a otras empresas.
