Hoy en día la gestión de la logística y el transporte de mercancías juegan un papel crucial en el éxito de las empresas. Aquí es donde entra en juego el Freight Management System (FMS) o (Sistema de Gestión de Cargas).
Este sistema ha revolucionado la forma en que las empresas organizan, monitorean y gestionan sus operaciones de carga. Aunque se trata de un sistema que aporta variadas ventajas el FMS aún no es utilizado ampliamente por las compañías de transporte. Si estás interesado en implementar el Freight Management System sigue leyendo porque a continuación, te indicaremos qué es exactamente, cómo se utiliza y algunos de sus beneficios.
Freight Management System: ¿Qué es y cómo se utiliza?
Un Freight Management System se trata de una solución de software diseñada para optimizar el proceso de envío de mercancías. Cubre una amplia gama de funciones, desde la planificación y ejecución del transporte hasta el seguimiento de envíos y la gestión de costos.
En este sentido, un FMS efectivo permite a las empresas mejorar la eficiencia de sus operaciones logísticas, reducir costos y mejorar el servicio al cliente. Asimismo, se encarga de cubrir todo el proceso de la cadena de suministro. A continuación, te indicamos las operaciones que maneja.
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Selección del transportista:
Gestiona la elección del transportista en función de tarifas del flete, términos y expectativas del servicio. Esto permite optimizar costos y garantizar que se cumplan los niveles de servicios requeridos.
Optimización de rutas de carga:
Implica la elección y análisis de la ruta más acertada, lo que incluye las condiciones de las carreteras, consumo de combustible, factores geopolíticos en caso de transporte marítimo internacional, selección de modos de transporte y conductores para garantizar una carga equilibrada.
Gestión de documentación y regulaciones:
Lo que incluye la preparación de la documentación necesaria, conocimientos de embarque, facturas y formularios de aduana. Es decir, todo el proceso que garantice el cumplimiento de las regulaciones gubernamentales.
Seguimiento de localización de la varga:
Se encarga de la gestión en torno a garantizar la visibilidad de la carga. En este sentido, hay sistemas que permiten el seguimiento individual, así como hay transportistas externos que ofrecen el seguimiento de la carga.
Funcionamiento del software de gestión de carga
El Freight Management System generalmente se conecta a ERP y permite las conexiones fluidas entre: transportistas, transitarios y receptores. Funciona de la siguiente forma.
Solicitud de recogida:
El sistema al detectar que hay artículos por entregarse genera una solicitud de recogida.
Lista de transportistas:
En este punto el sistema indica una lista con los transportistas disponibles para dicha solicitud. Se pueden seleccionar de forma manual o el sistema puede seleccionarlo automáticamente.
Verificación de disponibilidad:
El transportista/ expedidor puede verificar si el transportista está disponible y reservar la hora de carga y recogida.
Firma de conocimiento de embarque (digital):
El transportista obtiene la información de la distribución de la carga, el transportista asignado y el vehículo, lo confirma y firma el conocimiento de embarque.
Monitoreo de la carga en la ruta:
El transportista puede verificar la carga en la ruta en tiempo real y enviarle esta información al cliente.
Facturación:
Cuando el destinatario asume la carga, se procede a facturar a la agencia de transporte.
Freight Management System: Características clave del módulo FMS
Automatización Integral del Flujo de Trabajo:
Este módulo unifica todos los aspectos del flujo de trabajo logístico, desde la reserva inicial hasta el proceso de facturación, asegurando una integración operativa sin fisuras. Permite una gestión eficiente que abarca todo el ciclo de vida del envío, facilitando una operatividad fluida y coherente.
Selección y Gestión de Transportistas Avanzada:
Proporciona una interfaz intuitiva para la evaluación, selección y administración de las relaciones con los transportistas, incorporando funcionalidades de seguimiento en tiempo real. Esta característica optimiza la selección de transportistas basada en criterios de desempeño y costos, fortaleciendo las alianzas logísticas.
Optimización de Tarifas y Conectividad ERP:
Centraliza y simplifica la comparación de tarifas de envío, facilitando la elección más ventajosa y su integración directa con sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP). Esta funcionalidad asegura decisiones de costeo más informadas y una gestión de gastos logísticos más efectiva.
Cálculo Inteligente de Rutas:
Evalúa automáticamente las rutas más eficientes, considerando factores como costos de combustible, estado de las carreteras y normativas vigentes, maximizando la eficiencia y la economía en el transporte.
Seguimiento y Visibilidad Mejorados:
Ofrece seguimiento por GPS de los envíos y actualizaciones de estado en tiempo real, elevando la precisión en la toma de decisiones y la satisfacción del cliente mediante una transparencia sin precedentes.
Automatización en la Generación de Facturas:
Simplifica y agiliza los procesos financieros mediante la automatización de la generación de facturas, la aprobación de pagos y los procedimientos de compensación, mejorando la eficiencia administrativa.
Análisis Profundo e Informes Detallados:
Equipado con paneles analíticos avanzados, ofrece insights en tiempo real y seguimiento de indicadores clave de rendimiento (KPI), habilitando una gestión proactiva y una mejora continua basada en datos.
Cumplimiento Regulatorio Automatizado:
Asegura la adherencia a las normativas del sector logístico, automatizando los controles de cumplimiento y la generación de documentación requerida, lo que reduce el riesgo de incumplimientos y sanciones.
Integración con Sistemas Empresariales:
Diseñado para una integración fluida con el ecosistema tecnológico existente de la empresa, incluyendo sistemas ERP y WMS, este módulo promueve una gestión cohesiva y eficaz de las operaciones de la cadena de suministro.
Sincronización con la Gestión de Inventarios:
Se integra a la perfección con sistemas de gestión de almacenes para ofrecer una perspectiva completa del inventario, mitigando riesgos de escasez y optimizando la gestión de stock.
Lista de roles comerciales del FMS
Aunque los usuarios y modos de administración varían de acuerdo con el Freight Management System que decidas implementar. A continuación, te indicamos roles que contienen este tipo de sistemas.
Usuario | Responsabilidades |
Administrador | Gestiona cuentas de usuario y permisos. Personaliza la configuración del sistema. |
Despachador | Supervisa el progreso de la ruta en tiempo real. Se comunica tanto con los conductores como con los clientes para actualizaciones. |
Conductor | Es el responsable del transporte de carga. Sigue asignaciones de rutas y horarios. Actualiza en tiempo real cualquier problema que surja. |
Contabilidad | Gestiona aspectos financieros de las operaciones de transporte, facturación y pagos. |
Personal del almacén | Gestiona el almacenamiento, carga y descarga. Coordina con conductores y despachadores para el manejo de carga. |
Razones para la implementación de un FMS
1. Optimización de costos:
Uno de los beneficios más significativos de un FMS es su capacidad para reducir los costos asociados con el transporte de carga. Esto se logra mediante la automatización de procesos, la identificación de las opciones de envío más económicas y la reducción de errores humanos.
2. Mejora de la eficiencia operativa:
Con un FMS, las empresas pueden planificar rutas más eficientes, gestionar los horarios de envío y recepción de manera más efectiva y reducir los tiempos de inactividad. Esto no solo mejora la productividad sino que también acelera el tiempo de entrega.
3. Visibilidad en tiempo real:
La capacidad de rastrear envíos en tiempo real es otra ventaja crucial de un FMS. Esto no solo mejora la transparencia para la empresa, sino que también permite a los clientes conocer el estado exacto de sus pedidos.
4. Cumplimiento normativo:
Las regulaciones en el transporte de cargas pueden ser complejas y cambiantes. Un FMS ayuda a las empresas a mantenerse al día con las regulaciones actuales, asegurando el cumplimiento y evitando posibles multas.
5. Mejora del servicio al cliente:
Al mejorar la eficiencia operativa y ofrecer visibilidad en tiempo real, un FMS puede significar un mejor servicio al cliente. Esto se traduce en entregas más rápidas y precisas, lo cual aumenta la satisfacción del cliente.
6. Análisis y reportes:
Los sistemas de gestión de cargas ofrecen capacidades avanzadas de análisis y generación de informes. Esto permite a las empresas evaluar su desempeño logístico, identificar áreas de mejora y tomar decisiones basadas en datos.
7. Integración con otros sistemas:
Un FMS puede integrarse fácilmente con otros sistemas empresariales, como ERP (Sistema de Planificación de Recursos Empresariales) y WMS (Sistema de Gestión de Almacenes), para un flujo de trabajo más cohesivo y eficiente.
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¿Cómo implementar un Freight Management System?
La adopción de un Sistema de Gestión de Cargas (FMS) es un paso transformador para cualquier organización que busque optimizar su logística y cadena de suministro. Aquí te ofrecemos una estrategia detallada para implementar un FMS de manera efectiva, garantizando una transición fluida y resultados a largo plazo.
El primer paso crítico hacia la implementación de un FMS es llevar a cabo un diagnóstico exhaustivo de tu sistema logístico actual. Este análisis profundo te permitirá descubrir áreas de ineficiencia, procesos redundantes o cualquier otro aspecto que requiera mejora.
Basándose en el análisis previo, es importante establecer objetivos claros y definir tus necesidades específicas. Pregúntate qué esperas lograr con el FMS: ¿Es la automatización de procesos tu prioridad? ¿Necesitas una centralización de datos para facilitar el acceso a la información? ¿O tu enfoque está en potenciar la capacidad de tomar decisiones informadas en tiempo real?
Identificar estos requisitos te guiará en la selección de un sistema que se alinee perfectamente con tus objetivos empresariales.
Este proceso implica un examen riguroso de las ofertas de los proveedores, poniendo especial atención en su historial de proyectos exitosos, la complejidad de las soluciones que han implementado anteriormente y las tecnologías empleadas durante el desarrollo.
Criterios Clave para la Selección
Experiencia y Fiabilidad:
Considera la experiencia del proveedor en proyectos similares al tuyo y su capacidad para entregar soluciones robustas y eficaces. Evalúa su cartera de proyectos para entender su nivel de experiencia y éxito en el campo.
Escalabilidad del Sistema:
Es fundamental que el FMS pueda adaptarse al crecimiento de tu empresa. Analiza si el sistema ofrece la flexibilidad necesaria para escalar según tus necesidades futuras, permitiendo añadir nuevas funcionalidades o integrar más usuarios sin problemas.
Soporte y Atención al Cliente:
Un aspecto importante en la elección de un proveedor es la calidad de su soporte y servicio al cliente. Investiga su reputación en cuanto a la respuesta y resolución de incidencias, así como la disponibilidad de asistencia técnica y formación para usuarios.
Actualizaciones y Mantenimiento del Software:
La capacidad del sistema para evolucionar con el tiempo es esencial. Asegúrate de que el proveedor se comprometa a ofrecer actualizaciones regulares que mejoren las funcionalidades del sistema y garanticen su compatibilidad con los avances tecnológicos.
Inicio con Operaciones No Críticas:
Comenzar la implementación con aspectos menos críticos del negocio es una estrategia prudente. Esto te ofrecerá un entorno de prueba ideal para ajustar el sistema sin poner en riesgo las operaciones clave. Asimismo, puedes identificar y solucionar problemas temprano en el proceso, estableciendo una base sólida para la expansión gradual del sistema a áreas más críticas.
Configuración Detallada del FMS:
- Selección Automática de Transportistas: Procede a configurar el FMS para automatizar la selección de transportistas. Esta función debe basarse en criterios como el costo, la confiabilidad y el tiempo de tránsito, asegurando que elijas la opción más óptima para cada envío.
- Optimización de Rutas: Configura el sistema para que realice la optimización de rutas, teniendo en cuenta factores como el tráfico, las condiciones climáticas y los horarios de entrega. Esto no solo mejora la eficiencia y reduce los costos, sino que también aumenta la satisfacción del cliente mediante la entrega puntual.
Recopilación y Análisis de Feedback:
Establece mecanismos efectivos para recoger las opiniones y comentarios de los usuarios del sistema. Esta retroalimentación es indispensable para realizar ajustes y mejoras continuas en el FMS.
Mantenimiento y escalabilidad:
Tras el detallado proceso previamente delineado y dada la complejidad del FMS, resulta imprescindible disponer de un robusto soporte técnico y servicios de mantenimiento eficientes.
Es importante contar con acceso a actualizaciones, así como la incorporación de funcionalidades innovadoras, la optimización del código, entre otros elementos clave que aseguren la escalabilidad del sistema FMS y ajustarse a las necesidades cambiantes del mercado.
Conclusión
Definitivamente, el Freight Management System (FMS) es un innovador sistema de software que optimizará la gestión del transporte y la logística de mercancías, gracias a que ofrece una solución integral que abarca desde la planificación y ejecución del transporte hasta el seguimiento y gestión de costos.
Al implementar un FMS, las empresas pueden mejorar significativamente su eficiencia operativa, reducir costos, aumentar la transparencia y el servicio al cliente, y cumplir con las regulaciones vigentes.
Sin embargo, como ya hemos visto, a pesar de sus numerosas ventajas, su adopción aún es limitada en el sector. Sin duda, la implementación efectiva de un FMS requiere un análisis exhaustivo, y para ello en Bambú Mobile podemos asesorarte y de esta manera asegurar una transición suave y resultados a largo plazo. Comunícate con nosotros y transformemos tu organización optimizando la cadena de suministro y logística.
Fuentes:
