La desinformación es uno de los factores que más afecta al rendimiento en las entidades y establecer medios oficiales de comunicación es la mejor forma de combatirlos. Continúa con nosotros porque hoy, te explicamos las ventajas de tener un chat corporativo, te daremos algunas opciones de herramientas y las recomendaciones para que decidas entre tener un contratar un chat prefabricado o uno a la medida.
¿Por qué utilizar un chat empresarial?
Este tipo de mensajería instantánea para empresas son una excelente solución para compañías donde los equipos de trabajo colaboran de forma interdisciplinaria o incluso cuentan con colaboradores de teletrabajo.
Es decir, los chats internos para empresas mejoran la comunicación interna, reduciendo tiempos de respuesta y dando a los equipos un espacio donde comunicarse para cada necesidad.
Además, hay que recordar que cuando se habla de comunicación empresarial se hace referencia no solo a la compañía interactuando con su plantilla, también permite la interacción directa con clientes y socios. La idea es motivar al equipo, crear un buen entorno de trabajo, mejorar la productividad al conseguir que la información llegue a todo el personal y responder óptimamente al cliente.
Tipos de comunicación empresarial
La comunicación dentro de una empresa es fundamental para su funcionamiento eficiente y efectivo. Se pueden identificar varios tipos de comunicación dentro de una empresa, que varían en función de su propósito, dirección y medios utilizados. Aquí tienes algunos de los tipos más comunes:
Parte de la dirección y comunica políticas, objetivos dirigidos a los empleados. La usan los supervisores y gerentes para transmitir tareas y responsabilidades.
Su principal intención es la retroalimentación. La usan los empleados para proporcionar comentarios, sugerencias y preocupaciones a sus supervisores y a dirección. También, es utilizada para dar a conocer informes de progreso a los niveles superiores.
Es la comunicación entre Departamentos, por medio de ella colaboran e intercambian información para lograr objetivos comunes. Quienes participan en ella son compañeros de trabajo del mismo rango.
Este tipo de comunicación es usada para los negocios en sesiones formales donde se discuten estrategias, resultados y decisiones importantes. Pueden formalizarce en máspor medio de documentación oficial como: Informes, memorandos y documentos escritos.
También llamadas charlas en el pasillo, son conversaciones casuales entre empleados sobre temas no relacionados directamente con el trabajo.
Estas interacciones sociales que fortalecen y mejoran el ambiente laboral.
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Herramientas de comunicación interna en empresas
Una vez que hemos explorado los diversos tipos de comunicación dentro de una empresa, es momento de distinguir las diferentes herramientas de mensajería interna que están disponibles:
Chats prefabricados:
Estas plataformas organizan el contenido en diversas categorías, lo que simplifica la búsqueda de información útil y valiosa para los empleados. No son personalizables y se limitan a las funciones establecidas de fábrica que en general se limitan a chats en vivo y, en ocasiones, lista de tareas (Slack, Microsoft Teams, u otras plataformas similares)
Newsletter de comunicación interna:
Estas newsletters contienen noticias de interés para el sector. Facilitan que el equipo esté al tanto de eventos en los que la empresa participa, así como de sus valores y otros conceptos clave que se desean transmitir.
Redes sociales corporativas:
Estas redes permiten la interacción y colaboración, acercándose a los miembros del equipo. Además, fomentan una comunicación rápida y efectiva.
Plataformas personalizadas:
Estas plataformas permiten a los integrantes de la empresa comunicarse de forma organizada y efectiva. Al ser completamente personalizadas, permiten agregar funcionalidades y secciones específicas para cada modelo de negocio. Además, cuentan con un valor agregado en seguridad, pues nadie fuera de la empresa puede tener acceso a ellas.
Ventajas de una chat empresarial
La implementación de un chat empresarial ofrece numerosas ventajas que pueden mejorar significativamente la comunicación y la eficiencia en el sitio de trabajo. Aquí tienes algunas de las ventajas más destacadas:
Todo cliente puede tener problemas con su compra o dudas antes de realizarla. Contar con un medio de comunicación oficial que permita responde dichas dudas, reduce tiempos y aumenta el número de ventas efectivas.
Los chats internos permiten a los empleados comunicarse de manera instantánea, lo que acelera la toma de decisiones y la resolución de problemas.
Los chats están disponibles en línea, lo que significa que los empleados pueden acceder a ellos desde sus computadoras o dispositivos móviles en cualquier momento y desde cualquier lugar.
La mayoría de las plataformas de chat empresarial ofrecen opciones de seguridad y control de acceso, lo que garantiza la privacidad de las conversaciones y protege la información sensible.
Los chats internos pueden reducir la necesidad de llamadas telefónicas y permitir a los empleados comunicarse de manera más efectiva sin interrupciones constantes.
En entornos donde algunos empleados trabajan de forma remota o en diferentes ubicaciones, el chat empresarial facilita la comunicación y la colaboración a distancia.
¿Por qué no usar una herramienta de chat corporativo prefabricada?
Si bien las plataformas de chat empresarial prefabricadas, como Slack, Microsoft Teams, u otras plataformas similares, ofrecen muchas ventajas y son ampliamente utilizadas en el entorno corporativo. Sin embargo, hay muchas razones por las que una empresa podría decidir no emplear una plataforma de chat empresarial estándar o prefabricada. Las principales razones por las cuales no elegir un sistema prefabricado sobre uno personalizado son:
La empresa puede tener requisitos particulares que no son completamente satisfechos por las soluciones prefabricadas. Esto podría incluir características específicas, niveles de seguridad personalizados o integraciones con sistemas internos complejos.
Algunas soluciones de chat empresarial prefabricadas pueden tener costos asociados que no son viables para todas las empresas, especialmente para aquellas más pequeñas o en crecimiento.
Para empresas en rápido crecimiento, las soluciones prefabricadas pueden tener limitaciones en cuanto a escalabilidad o pueden resultar costosas a medida que se añaden más usuarios.
En algunos casos, las empresas pueden tener preocupaciones relacionadas con el control de datos y la privacidad, lo que les lleva a optar por soluciones de chat autohospedadas para tener un control total sobre la seguridad y el acceso a los datos.
Si una empresa necesita una solución altamente personalizada que se ajuste a sus procesos y flujos de trabajo específicos, una plataforma prefabricada puede no ser lo suficientemente flexible para adaptarse a esas necesidades.
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