La (RPA) Automatización Robótica de Procesos no es un concepto del todo nuevo, ya que el uso de robots es algo que se ha estado implementado desde hace años en las fábricas. La automatización de las tareas repetitivas contribuye a la mejora de producción, y es aquí donde la implantación de la RPA en los procesos de empresariales cambia las reglas del juego gracias al uso de tecnologías digitales capaces de realizar tareas sencillas por medio de configuraciones previas, pero ¿qué es la RPA exactamente y cómo contribuye a las empresas hoy en día? Acompáñanos a conocer la respuesta a continuación.
Sigue leyendo y entérate de que es la RPA, sus tipos, ventajas, características que debes tener en cuenta a la hora de elegir un software de RPA y por qué debes incluirla en tu estrategia de automatización de procesos.
¿Qué es la RPA?
La Automatización Robótica de Procesos (RPA) es una tecnología innovadora que permite la automatización de actividades rutinarias y repetitivas en una organización mediante el uso de “robots” o bots de software. Esta solución tecnológica imita las acciones humanas interactuando con sistemas digitales para ejecutar procesos de negocio.
De esta forma, RPA transforma y agiliza las operaciones de una empresa minimizando los márgenes de error, sin contratiempos y aumentando la eficiencia en el trabajo. Cabe destacar que algunos programas de RPA ofrecen funciones de código bajo, esto permite a los usuarios programar fácilmente los bots para obtener un rendimiento óptimo a la hora de realizar las actividades.
Características del RPA software
Automatización de tareas repetitivas:
Con los bots de RPA se gestionan diferentes tareas, entre ellas la introducción de datos, manipulación de archivos y los diferentes procesos administrativos.
Integración de distintos sistemas:
Igualmente los bots del sistema RPA funcionan con diferentes softwares. Por lo que funcionan perfectamente cuando es necesaria la interacción entre diferentes aplicaciones.
Toma de decisiones con base en reglas:
El sistema RPA funciona adecuadamente con procesos que no requieren toma de decisiones complejas, ya que sigue reglas lógicas que están predefinidas.
Tecnología no invasiva:
Otra característica sobresaliente de la RPA es que su implementación no requiere alteraciones en la infraestructura de TI existente. Esta cualidad permite una integración fluida de los bots de RPA. Así, se logra una adopción del sistema con mínima interrupción, más rápida y menos costosa en comparación con metodologías más invasivas.
RPA IA (Inteligencia Artificial)
Generalmente, el sistema RPA y la IA (Inteligencia Artificial) son confundidos. Sin embargo no son lo mismo, ya que mientras el sistema RPA utiliza bots para realizar tareas repetitivas basadas en reglas claras definidas por los usuarios. Dichos bots interactúan con sistemas y aplicaciones, pero sin capacidad de aprendizaje.
Por otro lado, la inteligencia artificial engloba diferentes tecnologías avanzadas como Machine Learning (ML), procesamiento de lenguaje natural (NLP) y automatización cognitiva, con lo que los sistemas de IA pueden aprender e identificar los datos y a su vez mejorar y adaptar sus respuestas.
En este marco, es evidente que la RPA y la IA abordan la automatización de manera diferente. Sin embargo, pueden ser complementarias. La RPA es ideal para estructurar procesos de trabajo que no cambian y necesitan ser ejecutados rápidamente, mientras que la IA es mejor aplicada en contextos donde la interpretación y la toma de decisiones se basan en análisis complejos y evolutivos de datos.
Juntas, estas tecnologías pueden potenciar la automatización dentro de las empresas, combinando la eficiencia y velocidad de la RPA con la inteligencia y adaptabilidad de la IA para abordar una gama más amplia de procesos de negocio, tanto estructurados como no estructurado.
Brindamos soluciones tecnológicas para más de 15 industrias
¿Cómo funciona la RPA?
Los robots de RPA replican las acciones de un humano interactuando con la interfaz de usuario de un computador y ejecutando procesos sin modificar los sistemas existentes. Lo que distingue a la RPA de otras automatizaciones es su capacidad para adaptarse a variadas situaciones sin necesidad de programación compleja. Los pasos generales incluyen:
- Observación: Identificación de las actividades rutinarias y repetitivas.
- Configuración: Un desarrollador configura las tareas exactas que el bot debe ejecutar.
- Integración: El bot interactúa con los sistemas a través de la interfaz gráfica tal y como lo haría un humano.
- Automatización: Una vez configurados, los bots operan de manera autónoma sin intervención humana continua.
Desafíos del sistema RPA
Aunque el sistema RPA puede ayudar a las organizaciones a mejorar en aspectos como escalabilidad y ahorro de costos, es necesario considerar los desafíos que presenta.
Como hemos podido ver la implementación del sistema RPA contribuye en la reducción de las funciones repetitivas dentro de las organizaciones, lo que puede generar cierta resistencia por parte de los trabajadores. Sin embargo, crea oportunidades para nuevas funciones, lo que impulsa el crecimiento del personal.
En este sentido, para facilitar esta transición es fundamental que la organización invierta en programas de capacitación y desarrollo profesional y de esta manera los empleados estén preparados para los cambios. Esto ayudará a mitigar la resistencia al cambio y a su vez empoderará a la fuerza laboral para desafíos futuros.
El sistema RPA es capaz de realizar múltiples operaciones simultáneamente, aun así, escalar el uso de bots a lo largo de la organización puede ser complicado. Entre los desafíos están el cumplimiento con actualizaciones regulatorias y adaptarse a cambios organizacionales internos, las cuales pueden afectar la implementación y funcionamiento de bots.
Según Forrester, más del 50% de las empresas enfrentan dificultades para escalar sus iniciativas de RPA. Este estancamiento puede deberse a la falta de una estrategia de escalabilidad efectiva, que incluya tanto la infraestructura tecnológica adecuada como el soporte organizacional necesario.
Casos de uso del sistema RPA
El sistema RPA puede aplicarse a diversos sectores. A continuación, te indicamos algunos de ellos:
Cadena de suministro y logística:
Los bots de RPA pueden automatizar la entrada de datos relacionados con el inventario, ayudando a mantener los niveles óptimos en todo momento, lo que minimiza el riesgo de sobreinventario o stock agotado.
Desde la recepción hasta el envío, los bots pueden gestionar y automatizar todo el ciclo de pedido, reduciendo los tiempos de procesamiento y mejorando la satisfacción del cliente.
Automatizar el cálculo y la generación de facturas para los fletes puede reducir significativamente los errores y mejorar la eficiencia en las operaciones de facturación.
Los bots de RPA pueden integrarse con sistemas de seguimiento para proporcionar actualizaciones en tiempo real sobre la ubicación de los envíos, mejorando la logística y la gestión de expectativas del cliente.
Retail y e-commerce:
Automatización del ingreso y actualización de datos de clientes en sistemas CRM, lo que permite un mejor seguimiento y personalización del servicio.
Los bots pueden monitorear y actualizar los precios de productos en múltiples plataformas según las estrategias de pricing y disponibilidad de stock, asegurando competitividad y optimización de ingresos.
Gestionar las devoluciones y cambios de manera eficiente a través de bots que procesan y verifican la información de los productos devueltos, mejorando la experiencia del cliente y la operatividad del negocio.
Utilizar RPA para analizar comentarios y reseñas de clientes, obteniendo insights valiosos sobre la satisfacción y preferencias del cliente, lo que ayuda a mejorar los productos y servicios ofrecidos.
Finanzas y contabilidad:
Los bots de RPA pueden extraer datos de facturas entrantes, validarlos y realizar los pagos correspondientes, todo de manera automática y sin errores.
Automatizar la reconciliación de transacciones bancarias para cerrar rápidamente los libros cada mes y reducir las discrepancias.
Los bots pueden manejar las cuentas por pagar y por recibir, desde la verificación de las facturas hasta la preparación de los pagos, asegurando precisión y puntualidad en los flujos de efectivo.
Automatización de la creación de reportes financieros y de gestión, integrando datos de diversas fuentes y formatos, reduciendo el tiempo de preparación y aumentando la fiabilidad de los informes generados.
¿Cuáles son los beneficios de RPA en las empresas?
Aquí detallamos algunos de los beneficios más significativos que la RPA ofrece a las empresas:
Adaptabilidad
La RPA permite a las empresas adaptar rápidamente sus operaciones a nuevas regulaciones o cambios en el mercado. Los bots de RPA pueden ser reconfigurados para enfrentar nuevos retos o para optimizar procesos según cambien las necesidades empresariales. Esta flexibilidad es crucial en un entorno empresarial que está constantemente evolucionando, ya que permite a las empresas mantenerse competitivas y responder de manera efectiva a las exigencias del mercado.
Fácil implementación
Una de las ventajas más destacadas de la RPA es su fácil implementación. A diferencia de otras tecnologías de automatización, la RPA no requiere de una revisión integral de los sistemas IT existentes, pues los bots diseñados pueden integrarse sin problemas con los sistemas y aplicaciones actuales. Esto reduce significativamente el tiempo y los recursos necesarios para la adopción de la tecnología, facilitando un retorno de inversión más rápido y menos problemático.
Aumento de la productividad
Los bots de RPA son capaces de operar 24/7 sin descansos ni interrupciones, lo cual es un impulso significativo para la productividad de cualquier empresa. Pueden manejar tareas repetitivas y tediosas a una velocidad y precisión que los humanos simplemente no pueden igualar. Esto no solo acelera la ejecución de procesos sino que también libera a los empleados para que se concentren en tareas de mayor valor añadido, como el servicio al cliente y la toma de decisiones estratégicas.
Ahorro de costos
Implementar RPA puede resultar en un ahorro de costos sustancial para las empresas. Al automatizar tareas, las compañías pueden reducir la necesidad de labor humana para procesos básicos y repetitivos, lo que a su vez reduce los costos laborales asociados. Además, la precisión de los bots de RPA minimiza los errores costosos que pueden surgir de la entrada manual de datos, ahorrando recursos en correcciones y mejorando la calidad del trabajo realizado.
Diversidad
La RPA permite a las empresas diversificar la manera en que manejan los procesos internos. Al automatizar tareas de distintas áreas como finanzas, RRHH, atención al cliente y operaciones, las empresas no sólo mejoran la eficiencia en cada uno de estos departamentos, sino que también pueden enfocarse más en innovación y desarrollo estratégico. Esta diversificación de la automatización lleva a una organización más robusta y ágil, capaz de enfrentar desafíos multifacéticos de manera más efectiva.
Conclusión
Como hemos podido ver, el sistema RPA (Automatización Robótica de Procesos) es una excelente opción para automatizar tareas administrativas como completar formularios, mover archivos, extraer datos, etc. Lo cual permite priorizar otras tareas más complejas y a su vez generar un mayor retorno de inversión (ROI). Esta tecnología no solo optimiza los procesos mediante la reducción de cargas de trabajo y la eliminación de errores humanos, sino que también mejora la agilidad organizacional permitiendo que las empresas se adapten rápidamente a las condiciones cambiantes del mercado.
Además, la RPA puede ser un catalizador para la transformación digital, integrando y sincronizando eficazmente datos entre diversos sistemas IT sin necesidad de modificaciones profundas. Aun así, es importante tener en cuenta los desafíos que presenta la implementación del sistema RPA y tomar las medidas pertinentes en cuanto a ciberseguridad se trata, entre otras.
En Bambú Mobile estamos listos para contribuirte en la implementación de automatización a medida. Contamos con un equipo de profesionales expertos en el área, comunicate hoy mismo con nosotros y entérate de nuestros casos de éxito.
