Las pérdidas de materiales y productos en los centros de trabajo son una de las problemáticas más recurrentes en cualquier nivel empresarial. Por esta razón es importante implementar un plan de acción que ayude a reducir las mermas. Existen formas que se han convertido en un referente para la mayoría de las compañías; sin embargo, es recomendable crear un plan único que se adapte completamente a la compañía.
¿Cómo se originan las mermas?
La merma es una pérdida de existencias de cierto producto, esta disminución se visualiza cuando se comparan las existencias físicas de algún objeto contra la cantidad registrada en el sistema o el libro contable. Estas pérdidas se notan al momento de realizar los inventarios programados, y pueden ser desde cantidades mínimas hasta la mayoría de los productos.
Existen dos tipos de mermas:
- Normales: los materiales que se usan para la producción. Un ejemplo es una empresa que fabrica papel utiliza una de sus cajas de hojas para utilizarla en el interior de la compañía. Esta merma es normal porque se emplea dentro.
- Anormales: son las pérdidas de materiales por algún incidente. En la misma fábrica de papel hubo una inundación y algunas cajas de papel se echaron a perder.
Estas pérdidas suelen pasar desapercibidas hasta el momento de los inventarios, y son, generalmente, en cantidades pequeñas y en escenarios muy específicos.
Existen otros factores que propician la merma en las empresas, algunos se dan fuera de las mismas:
- Mala logística de traslado: en ocasiones, se transportan y entregan mal los productos, por lo que una tienda o almacén no cuenta con la cantidad que tendría que existir.
- Robo en el transporte de carga: este punto es una realidad en compañías que deben entregar los recursos a otras que se encuentran bastante lejos. Los robos se han convertido en uno de los principales creadores de merma.
- Productos en mal estado: en ocasiones se reciben productos que no cumplen con lo prometido, por lo que deben de desecharse o regresarse.
- Almacenamiento incorrecto: se colocan los bienes en lugares no aptos para su preservación y cuando se van a utilizar, ya no cumplen con sus funciones.
- Incorrecta manipulación del producto: desde bajar mal una caja hasta no colocarla como se indica. El mal acomodo puede propiciar que los materiales se rompan y no puedan usarse.
¿Cómo detectar las mermas?
La forma más sencilla de darse cuenta de las mermas es por los inventarios, estos conteos pueden estipularse de manera periódica y así corroborar la existencia física de un producto y lo que se refleja en el sistema. Si existe un control de los productos que se emplean al interior de las empresas, así como un registro de los inconvenientes que se pueden dar, las existencias físicas deberías de coincidir con los datos contables.
En su contraparte, un sistemamal administrado puede reflejar las mermas como objetos robados, cosa que perjudica a la empresa y a los empleados.
Hemos creado y desarrollado el ecommerce de grandes marcas
Principales causas de las mermas
Las mermas representan una pérdida significativa para las empresas, especialmente en sectores como manufactura, logística, retail y alimentación. Identificar sus causas no solo ayuda a reducir el desperdicio, sino que también permite optimizar recursos, mejorar procesos y proteger la rentabilidad del negocio.
A continuación, exploramos las principales causas por las que se generan mermas dentro de los procesos productivos y operativos:
1. Exceso de producción o compras innecesarias
Una de las fuentes más comunes de mermas es la sobreproducción o la compra desmedida de insumos. Cuando la demanda real no se ajusta al volumen de producción o adquisición, se genera un excedente difícil de almacenar o vender. Esto puede provocar caducidad de productos, obsolescencia o deterioro, afectando tanto al inventario como a la rentabilidad.
2. Falta de infraestructura adecuada
No contar con instalaciones apropiadas para el almacenamiento y conservación de productos es otra causa frecuente de merma. Factores como temperaturas inadecuadas, falta de ventilación, control deficiente de humedad o mala disposición de los materiales pueden deteriorar la mercancía antes de su uso o venta.
3. Deficiencias en el transporte y la logística
Durante el traslado de productos, pueden surgir fallos logísticos, como demoras, manipulaciones incorrectas o embalajes deficientes. Estos errores pueden generar roturas, pérdidas o deterioro de la mercancía, lo que incrementa las mermas, especialmente en cadenas de suministro extensas o mal coordinadas.
4. Errores humanos
Los errores operativos causados por una falta de capacitación, negligencia o desconocimiento de los protocolos también contribuyen significativamente a la generación de mermas. Desde el uso incorrecto de maquinaria hasta una mala gestión del inventario o incumplimiento de normas sanitarias, los fallos humanos pueden impactar directamente en la calidad del producto.
5. Fallos en maquinaria o uso ineficiente de energía
La maquinaria en mal estado, sin mantenimiento preventivo o calibración adecuada puede ocasionar defectos en la producción o el desperdicio de materiales. Asimismo, el uso ineficiente de recursos energéticos no solo eleva los costos operativos, sino que también genera mermas de energía que afectan la sostenibilidad del proceso.
¿Cómo puedo evitar las mermas?
Aunque la pérdida de los recursos sea inevitable, ya sea para beneficio y empleo interno, así como accidentes que salen del control humano, es posible llevar una mejor contabilidad de los recursos que se usan o se pierden.
La solución más práctica es el ajuste de contable: se reajustan las cuentas para que los valores físicos y del sistema coincidan; sin embargo, esto puede acarrear perdidas considerables a largo plazo.
Una opción con menos impacto negativo a futuro es ejecutar un plan de acción para reducir mermas, este método servirá a largo plazo para llevar un mejor conteo de los elementos que se tiene y saber dónde se originó la merma.
Plan de acción para reducir la merma
Reducir los niveles de merma en una empresa no siempre requiere grandes inversiones. A menudo, pequeñas acciones bien ejecutadas pueden generar un impacto significativo a largo plazo, especialmente en la gestión de inventarios y la rentabilidad del negocio. A continuación, te presentamos un plan de acción práctico para empezar a controlar y disminuir la merma en tus operaciones:
1. Identifica las causas de la merma
El primer paso es determinar qué productos o recursos se están perdiendo y por qué. Analizar la frecuencia, el tipo de merma (robo, daño, caducidad, etc.) y en qué punto del proceso ocurre te permitirá actuar con precisión y evitar que el problema se repita.
2. Registra los productos extraviados
Llevar un registro detallado y escrito de los productos mermados es clave para tener un control más completo durante los inventarios. Esta práctica permite detectar inconsistencias en el sistema y corregir posibles errores de registro u omisiones, mejorando la trazabilidad del inventario.
3. Refuerza la seguridad interna
Cuando las pérdidas están relacionadas con robos internos o externos, es fundamental implementar controles más estrictos en el ingreso y salida de mercancía. Además, realizar evaluaciones de confianza al personal ayuda a identificar perfiles más adecuados para funciones de alto riesgo como el manejo de bodega o almacén.
4. Supervisa toda la cadena de distribución
Un seguimiento constante en los procesos de recepción, conteo, almacenamiento y distribución de mercancía permite detectar errores operativos antes de que se conviertan en pérdidas. Establecer estándares claros de calidad y cumplimiento ayudará a mantener un control efectivo en cada etapa de la cadena logística.
5. Asegura un buen manejo de la mercancía
Implementa prácticas que garanticen el cuidado y la conservación de los productos, desde su recepción hasta la venta. Verifica:
- Fechas de caducidad
- Condiciones de embalaje
- Estado físico del producto
- Correcta ubicación en almacenes o estanterías
Estas acciones reducen la posibilidad de deterioro, pérdida o vencimiento de inventario.
6. Automatiza procesos con software de gestión
Adoptar un software de control de inventario permite automatizar tareas como:
- Registro de entradas y salidas
- Etiquetado de productos
- Localización dentro del almacén
- Seguimiento de condiciones de almacenamiento
Uso de tecnología para el seguimiento de productos
En un entorno comercial cada vez más dinámico y competitivo, la tecnología se ha convertido en una aliada clave para reducir la merma y optimizar el control de inventario. Supermercados, almacenes y centros logísticos están integrando soluciones digitales que permiten rastrear productos en tiempo real, mejorar la precisión de los datos y tomar decisiones estratégicas más eficientes.
A continuación, te mostramos cómo el uso de herramientas tecnológicas puede marcar la diferencia en el seguimiento de productos:
1. RFID y códigos de barras: trazabilidad en cada etapa
El uso de tecnología RFID (Identificación por Radiofrecuencia) y códigos de barras permite un seguimiento detallado desde el momento en que el producto entra al almacén hasta que es vendido o descartado. Con un escaneo rápido, es posible saber:
- Dónde se encuentra un artículo dentro del inventario
- Cuánto tiempo lleva almacenado
- Cuándo debe rotarse, reabastecerse o retirarse
Esta trazabilidad no solo reduce errores humanos, sino que también evita pérdidas por vencimiento, obsolescencia o extravío, disminuyendo significativamente los niveles de merma.
2. Software de gestión de inventario: decisiones basadas en datos
Contar con un software de gestión de inventario actualizado te permite no solo rastrear productos, sino también analizar tendencias, detectar patrones de merma y prever necesidades de reabastecimiento. Este tipo de herramientas digitales ofrece reportes en tiempo real que facilitan:
- La identificación de productos con baja rotación
- La planificación eficiente de pedidos
- La reducción de compras innecesarias
- La prevención de quiebres o exceso de stock
En otras palabras, el software se convierte en un aliado estratégico para tomar decisiones informadas y actuar antes de que la merma ocurra.
3. Integración tecnológica para mejorar procesos y productividad
La incorporación de estas tecnologías en los procesos logísticos y operativos permite automatizar tareas repetitivas, liberar tiempo al personal y centrar los esfuerzos en acciones más estratégicas. Gracias a esta integración, los equipos pueden dedicar menos tiempo a contar inventario manualmente y más a analizar datos y ejecutar mejoras en la cadena de suministro.
Conclusión
Identificar las causas de la merma es el primer paso para construir procesos más eficientes, rentables y sostenibles. Desde el exceso de inventario hasta los errores humanos o fallos logísticos, cada punto de pérdida representa una oportunidad para mejorar. Comprender en qué parte del flujo operativo se genera la merma permite implementar soluciones específicas y evitar que se repita a futuro.
Además, apoyarse en herramientas tecnológicas como sistemas de gestión de inventario, códigos de barras o RFID, permite un control más preciso y en tiempo real, optimizando los recursos disponibles. En Bambú Mobile te ofrecemos soluciones a la medida para digitalizar tus procesos y reducir pérdidas de forma efectiva. Comunícate hoy mismo con nosotros y transforma la manera en que gestionas tu inventario.
